Audiso

Modul Správa dokumentace a záznamů - DMS

Document management system (DMS) je stěžejním modulem systému EISOD. Je určen pro komplexní správu a řízení řídicí dokumentace v souladu s požadavky norem. V jednotném workflow je řízena jak tvorba, připomínkování a schvalování dokumentace, tak systém pravidelných revizí a archivace neplatných dokumentů.

Jednotliví uživatelé pracují s dokumentací, která je uložena na serveru, prostřednictvím webového prohlížeče. Všechny úkony v řízení dokumentace lze realizovat buď na základě předdefinovaného workflow, nebo zjednodušenou formou, bez zapnutí této funkce. V rámci schvalovacího workflow lze přiřadit práva a role konkrétním uživatelům a řídit tak jejich přístup k dokumentům.
Uživatelům lze nastavit práva pro:

  • čtení dokumentů,
  • psaní dokumentů,
  • vytváření souborů/složek,
  • schvalování dokumentů,
  • aktualizace dokumentů,
  • udělování práv uživatelům,
  • mazání souborů/složek,
  • tisk dokumentů,
  • kopírování obsahu.

Systém EISOD podporuje všechny formáty dokumentů, úzce je pak integrován s formáty MS Office, zejména DOCX, XLSX, PPTX, a dále formátem PDF. Podporuje také hypertextové odkazy propojující jednotlivé řízené dokumenty, tj. po kliknutí na odkaz v dokumentu se otevře aktuální verze jiného dokumentu.

V systému je zajištěna interní kontrola a sledování přístupů jednotlivých uživatelů do systému, tzn. lze zajistit kontrolu kdo, kdy a odkud provedl změnu v určitém dokumentu. Jednoduchým způsobem lze také zjistit stav vyřešení nebo naopak nevyřešení jednotlivých úkolů spojených například s tvorbou nové revize dokumentu, záznamů, se seznámením s novou revizí apod.
Díky automatizaci činností prostřednictvím workflow dochází k časové úspoře s osobním „hlídáním" termínů revizí a minimalizuje se zatěžování pracovníků papírovými verzemi s nutností podpisu. Snižuje se tím také riziko opomenutí pravidelné revize dokumentu nebo nesprávného uložení neplatného dokumentu.

Doporučená implementace systému počítá s uložením dokumentů přímo v databázi, čímž lze zajistit řízený oběh dokumentů pouze přes prostředí systému. Konkrétním nastavením práv lze omezit manipulaci s dokumentem dle potřeb dané společnosti. Zároveň je primárně podporován přenos dat protokolem https, čímž lze zajistit bezpečný přístup k datům i mimo Vaši infrastrukturu.
EISOD lze také integrovat se systémy třetích stran přes řadu webových služeb.
V tomto modulu lze spravovat veškerou dokumentaci, která podléhá procesu změnového řízení, tzn. nejen dokumentaci QMS.

Hlavní funkcionality

  • Řízení oběhu dokumentace pomocí workflow
  • Řízení uživatelských práv
  • Uživatelsky definovaná pole a metadata pro snadnější práci s dokumenty
  • E-mailové notifikace pro minimalizaci chyb lidského faktoru
  • Verzování dokumentů včetně metadat
  • Automatická archivace předchozích verzí dokumentů
  • Automatizace životního cyklu dokumentů
  • Snadné fulltextové vyhledávání
  • 256-bitové symetrické šifrování (AES) znemožní přístup k dokumentu neoprávněným osobám, vč. administrátorů systému, HW i SW infrastruktury
  • Řízená archivace a skartace dokumentů odpovídající požadavkům zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

Šifrování dokumentů

Novinkou v modulu DMS je podpora uživatelského šifrování dokumentů. Jedná se o vyšší stupeň zabezpečení, který vhodně doplňuje systém oprávnění nad složkami a dokumenty a umožňuje adekvátně zabezpečit citlivé firemní dokumenty. Protože se jedná o 256-bitové symetrické šifrování (AES) na úrovni dat jednotlivých dokumentů, je přístup k dokumentu omezen pouze na uživatele, který zná heslo k zašifrované složce. Tím je znemožněn přístup k obsahu dokumentu jak administrátorům EISOD, tak administrátorům HW a SW infrastruktury.
Aby bylo možné šifrování řídit, umožňuje systém určit osoby nebo skupiny, které mají právo data ve složce šifrovat. Lze tak zamezit nežádoucímu šifrování dokumentů uživateli, kteří k danému úkonu nejsou kompetentní.

Archivace a skartace dokumentů

Funkcionalita archivace a skartace umožňuje uzavřít životní cyklus zneplatněných, vyřazených dokumentů a uzavřených verzí dokumentů v systému EISOD. Funkcionalita vychází z požadavků zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě o archivaci a o změně některých zákonů.
Pro jednotlivé typy dokumentů nebo přímo konkrétní dokumenty lze nastavit skartační znaky včetně skartační lhůty. Na základě nastavených skartačních znaků u vyřazených, zneplatněných dokumentů nebo uzavřených verzí dokumentů, dochází jednou ročně k aktualizaci seznamu dokumentů navrhovaných k archivaci, skartaci nebo přehodnocení. V přehledu dokumentů lze upravit jejich další chování, úpravou skartačního znaku a lhůty.
Na základě revidovaného seznamu dokumentů lze vytvořit skartační návrh, který lze dále poskytnout Národnímu archivu. Dokumenty k archivaci v Dlouhodobém důvěryhodném úložišti lze exportovat jako SIP balíček včetně příloh. Dokumenty určené ke skartaci lze provedením rozhodnutí ze systému řízeně odstranit.

Bližší informace o systému EISOD naleznete na www.eisod.com, případně Vám je rádi poskytneme osobně. Kontaktujte nás na adrese obchod@ipm-plzen.cz.

Petalon Group ČSJ ČSJ Plzeň
 
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Copyright © 2020 Institut průmyslového managementu, spol. s r.o. Internetové stránky od Beneš & Michl