Audiso

Zavedení procesní organizace

Jedním z významných trendů v získávání větší konkurenceschopnosti, dosahování vyšší produktivity, efektivnosti firem a udržení jejich postavení v dnešním dynamickém tržním prostředí je zavádění procesní organizace firem
a zákaznické orientace jejích procesů.

Procesy se v organizaci vyskytovaly již od dob prvních manufaktur, pouze nebyly "viditelné", byly zamaskované složitými organizačními strukturami hierarchického typu. Postupně si začali odborníci v jednotlivých oblastech znovu uvědomovat existenci a význam procesů pro řízení organizace. V dnešní době je od funkčního uspořádání postupně upouštěno a je nahrazováno procesní orientací.

Procesní organizace

Procesní organizace řídí práci v podnicích jako ucelený proces, který je dále dekomponován na jednotlivé, vzájemně logicky provázané subprocesy, tzv. strom procesů. Subprocesy jsou orientovány na výsledek, tj.
na hodnotu, kterou přinese podnik pro zákazníka.

Procesní organizace podniku se skládá z:

  • organizační struktury, která je tvořena:
  • procesní strukturou firmy - horizontální,
  • útvarovou strukturou firmy - vertikální, jednoznačně podporující procesní strukturu,
  • systému řízení firmy, tj. procesního řízení.

Základní charakteristiky procesní organizace a procesního řízení

  • Jsou identifikovány klíčové hodnototvorné procesy a hlavní podpůrné procesy.
  • Každý proces má svého zákazníka a je definován hodnotou, kterou vytváří pro zákazníka vnějšího či vnitřního.
  • Každý proces má svého vlastníka, odpovědného za optimální průběh, a výstupy (nová definice odpovědnosti - za výsledek, nikoliv za vykonávání činností).
  • Pro všechny procesy jsou stanoveny indikátory žádoucího výkonu (měřitelné cíle, standardy).
  • Spokojenost zákazníka s dodanou hodnotou (výstupy z procesu) je klíčovým indikátorem.
  • Procesy, které nevytvářejí žádnou hodnotu, se eliminují.
  • Procesy procházejí permanentním zdokonalováním = zlepšují se výkonové parametry pro zákazníka.
  • Funguje systém řízení inovací, který převádí nové potřeby a očekávání zákazníků do nových výrobků
    a služeb.
  • Výkonnost procesů se porovnává s vnějšími vztažnými standardy (benchmarky).
  • Věnuje se pozornost formování způsobilostí, které umožňují dosáhnout dokonalosti ve výkonu procesů (klíčové způsobilosti).

Základní přínosy procesní organizace

  • Minimalizace strategické mezery.
  • Udržení a posílení (rozšíření) strategické výhody a klíčové způsobilosti.
  • Stanovení všech základních procesů a jejich kvalifikace.
  • Určení vedlejších procesů, případně funkcí a činností, které je možné outsourcovat.
  • Stanovení základních řídících procesů.
  • Definice způsobu informačního zajištění řídících procesů, včetně jejich IS/IT podpory řízení.
  • Definice a optimalizace vazby procesní struktury s ostatními strukturami.
  • Zajištění efektivity a produktivity.
  • Zkrácení průběžných časů zpracování všech procesů, především klíčových (hodnototvorných).
  • Změna dělby práce.
  • Odstraňování tradičních hranic ve firmě - zavádění principů týmového řízení.
  • Splnění současných stále náročnějších ekologických požadavků.

Postup implementace procesní organizace a procesního managementu

Procesní organizaci lze zavádět různými způsoby a postupy, ale zdaleka ne všechny vedou k dosažení cíle - vytvoření efektivní, dynamické a fungující procesní organizace. Jedním z postupů, který tento cíl splní, je implementace procesní organizace na základě modelování a optimalizace podnikových procesů.

Společnost Institut průmyslového managementu spol. s r.o. realizovala celou řadu projektů, jejichž cílem byla implementace procesní organizace. Na základě výsledků z těchto projektů byla sestavena metodika implementace procesní organizace s využitím Modelování a optimalizace podnikových procesů (MOPP).

Pro implementaci procesní organizace se s výhodou využívá tzv. Komplexní procesní model (KPM). Na jeho základě je možné popsat současný stav organizace podniku, dále navrhnout, simulativně otestovat a vybrat vhodnou podobu budoucí procesní organizace podniku. Strukturu KPM ukazuje následující obrázek, tzv. procesní kříž.

Postup tvorby procesní organizace na základě MOPP se skládá z následujících etap:

1. etapa: Vytvoření týmu procesní organizace a sestavení harmonogramu projektu
2. etapa: Analýza stávajícího stavu organizace
3. etapa: Optimalizace procesů podle definované kriteriální funkce

4. etapa: Definice a implementace nové procesní organizace
5. etapa: Pravidelná verifikace implementované procesní organizace

1. etapa: Vytvoření týmu procesní organizace a harmonogramu projektu

Vytvoření týmu probíhá ve dvou krocích:

  • Výběr vhodných pracovníků pro obsazení klíčových funkcí v projekčním týmu. Je třeba nezapomínat, že členy týmu jsou prakticky všichni řídící pracovníci podniku.
  • Jmenování příslušných pracovníků do projekčního týmu.

Projekční tým má následující strukturu:

  • Úzký projekční tým:
    • sponzor projektu,
    • project manager,
    • majitelé procesů,
    • správci procesů,
    • analytici procesů.
  • Rozšířený pracovní tým

2. etapa: Analýza stávajícího stavu organizace

Analýza současného stavu organizace podniku je z celého procesu zavádění procesní organizace nejnáročnější etapou. Tato náročnost tkví v tom, že se celá organizace podniku musí zmapovat, popsat a namodelovat:

  • celé útvarové organizace, a to až do úrovně jednotlivých dílčích pracovníků,
  • veškeré datové a dokumentační základny podniku,
  • cíle, kritické faktory jejich plnění a vazby cílů na příslušné procesy,
  • základní funkční stromy příslušných procesů a jejich popis na úroveň nutných atributů,
  • modely procesů do příslušné úrovně (hloubka úrovně se rozlišuje podle potřeb konkrétního procesu a podle specifik příslušného podniku); provázání jednotlivých procesů s organizačními jednotkami (funkčními místy), s příslušnými daty (cluster, entita, apod.) a dokumenty.

Analýza stávajícího stavu organizace se skládá z těchto nezbytných kroků:

  • rekapitulace strategie,
  • tvorba konvencí modelování,
  • definice procesního stromu,
  • definice a vymezení vazeb a interface mezi jednotlivými procesy,
  • vzájemná konsolidace cílů a procesů,
  • popis a namodelování procesů včetně jejich atributů, tj. vytvoření komplexního modelu,
  • analýza komplexní modelu na základě aplikace metod, jako např. Business Proces Reengineering (BPR), Balance Scorecard (BCS), simulace, Theory of Constraints - teorie omezení (TOC), Benchmarking a další,
  • formulace kritických (slabých) míst v procesech, případně kritických procesů.

3. etapa: Optimalizace procesů podle kriteriální funkce

Základní optimalizace procesů, tzv. průběhová optimalizace, se provádí v rámci analýzy a popisu stávajícího stavu organizace podniku.
V rámci optimalizace procesů podniku se definují varianty cílových procesů. Výchozí bázi definování variant cílových procesů tvoří SWOT analýza a v rámci ní stanovená kritéria pro hodnocení výkonnosti a efektivity dosavadních procesů podniku. Na základě váhového porovnání hodnot kritérií, které přinášejí jednotlivé navržené varianty nových procesů, se provádí výběr nejvhodnější varianty.
Z navržených cílových procesů je poté vypracována odsouhlasená struktura organizace, která se dokumentuje formou organigramu. Rovněž jsou stanovena organizační opatření k zajištění nových cílových procesů.


4. etapa: Definice a implementace nové procesní organizace

Jsou-li vytvořeny a definovány cílové procesy a cílová organizační struktura podniku, dojde k definování celé procesní organizace v rámci podniku. Tato fáze probíhá tak, že se s novou procesní organizací a s důsledky, které z ní vyplývají, seznámí všichni zaměstnanci. Následně se začnou jednotlivé změny implementovat do života podniku. Implementace procesní organizace většinou probíhá v zavádění přijatého a schváleného řešení pro jednotlivé oblasti procesů.


5. etapa: Pravidelná verifikace implementované procesní organizace

Na etapu definice a implementace procesní struktury bezprostředně navazuje etapa kontroly a verifikace, ve které jsou cílové procesy zkoumány se zřetelem na přijaté a předpokládané cíle podniku. Podstatné údaje pro vyhodnocení procesní organizace, její plnění a dosažení přijatých cílů podniku lze získat přímo z informačního systému. Například systémy workflow poskytují vyhodnocení průběžných dob, vytížení kapacit a nákladů na podporované procesy.
Z pravidelné kontroly úspěšnosti se iniciují opatření k další úpravě procesů podniku a příslušných řešení informačních systémů. Cílem je kontinuální zlepšování procesů (Continous Process Improvement).


Procesní management, implementace procesní organizace a zákaznická orientace je, jak se ukazuje v podnikatelské praxi, jedním ze základních předpokladů zajištění konkurenceschopnosti, dlouhodobé efektivity
a produktivity, a dosažení budoucí životaschopnosti podniků v dnešním turbulentním hospodářském
a ekonomickém prostředí. Je nutné si však uvědomit, že přínosů procesního managementu nelze dosáhnout pouhým zavedením procesního managementu v podniku, ale je potřeba jednoznačné zavedení, prosazování a dodržování jeho zásad, neustálé vyhodnocování a zlepšování implementované procesní organizace a procesního řízení. Jestliže proces tvorby a implementace procesní struktury podniku bude neúspěšný, hrozí vznik zatvrzelosti zaměstnanců proti jakýmkoliv dalším snahám o změnu organizace. Z těchto důvodů je nutné, aby proces tvorby
a implementace procesní organizace byl prováděn profesionálně a na vysoké úrovni.

Implementace procesní organizace na základě Modelování a optimalizace podnikových procesů je určena pro jakékoli (malé, střední, velké) firmy všech odvětví, které si uvědomují, že úspěšná a prosperující firma se musí neustále vyvíjet a velmi pružně reagovat na vnější i vnitřní vlivy a impulsy. Firmy se tedy musí neustále měnit a přizpůsobovat, a tuto schopnost jim poskytne právě procesní organizace.

Navazující produkty

Optimalizace podnikových procesů


Bližší informace o problematice Zavedení procesní organizace Vám velice rádi poskytneme na adrese obchod@ipm-plzen.cz.

 

Petalon Group ČSJ ČSJ Plzeň
 
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Copyright © 2020 Institut průmyslového managementu, spol. s r.o. Internetové stránky od Beneš & Michl