I P M [Institut Průmyslového Managementu spol, s.r.o.]

"Podstata hry není ve vítěztví, ale ve hře samé"

Zavedení procesní organizace

Jedním z významných trendů v získávání větší konkurenceschopnosti, dosahování vyšší produktivity, efektivnosti firem a udržení jejich postavení v dnešním dynamickém tržním prostředí je zavádění procesní organizace firem a zákaznické orientace jejích procesů.
Procesy se v organizaci se vyskytovaly již od dob prvních manufaktur, pouze nebyly "viditelné", byly zamaskované složitými organizačním strukturami hierarchického typu. Postupně si začali odborníci v jednotlivých oblastech znovu uvědomovat existenci a význam procesů pro řízení organizace. V dnešní době je od funkčního uspořádání postupně upouštěno a je nahrazováno procesní orientací. Další směr, který vedl k procesně řízené organizaci byl směr ústící k systému norem ISO 9000:2000, které sloužící jako podklad pro vybudování integrovaného systému jakosti. Tyto normy nahradily funkční orientaci podniku orientací procesní.

Procesní organizace
Procesní organizace se snaží organizovat a řídit práci v podnicích jako ucelený proces, který je dále dekomponován na jednotlivé, vzájemně logicky provázané subprocesy, tzv. strom procesů, které jsou orientovány na výsledek, tj. na hodnotu, kterou přinese podnik pro zákazníka.

Procesní organizace podniku, která se skládá z:
- organizační struktury, která je tvořena:
  - procesní strukturou firmy - horizontální,
  - útvarovou strukturou firmy - vertikální, jednoznačně podporující procesní strukturu,
- systému řízení firmy, tj. procesního řízení.

Základní charakteristiky procesní organizace a procesního řízení

Jsou identifikovány klíčové hodnototvorné procesy a hlavní podpůrné procesy.
Každý proces má svého zákazníka a je definován hodnotou, kterou vytváří pro zákazníka vnějšího či vnitřního.
Každý proces má svého vlastníka, odpovědného za optimální průběh a výstupy (nová definice odpovědnosti - za výsledek nikoli za vykonávání činností).
Pro všechny procesy jsou stanoveny indikátory žádoucího výkonu (měřitelné cíle, standardy).
Spokojenost zákazníka s dodanou hodnotou (výstupy z procesu) je klíčovým indikátorem.
Procesy, které nevytvářejí žádnou hodnotu se eliminují.
Procesy procházejí permanentním zdokonalováním = zlepšují se výkonové parametry pro zákazníka.
Funguje systém řízení inovací, který převádí nové potřeby a očekávání zákazníků do nových výrobků a služeb.
Výkonnost procesů se porovnává se vnějšími vztažnými standardy (benchmarky).
Věnuje se pozornost formování způsobilostí, které umožňují dosáhnout špičkovosti ve výkonu procesů (klíčové způsobilosti).

Základní přínosy procesní organizace

Minimalizace strategické mezery.
Udržení a posílení (rozšíření) strategické výhody a klíčové způsobilosti.
Stanovení všech základních procesů a jejich kvalifikace.
Stanovení vedlejších procesů, případně funkcí a činností, které je možné outsourcovat.
Stanovení základních řídících procesů.
Definice způsobu informačního zajištění řídících procesů, včetně jejich IS/IT podpory řízení.
Definice a optimalizace vazby procesní struktury s ostatními strukturami.
Zajištění efektivity a produktivity.
Zajistit zkrácení průběžných časů zpracování všech procesů, především klíčových (hodnototvorných).
Změna dělby práce.
Odstraňování tradičních hranic ve firmě - zavádění principů týmového řízení.
Zajištění splnění současných stále náročnějších ekologických požadavků.

Postup implementace procesní organizace a procesního managamentu
Procesní organizaci lze zavádět různými způsoby a postupy, ale ne všechny vedou k dosažení cíle vytvořit efektivní, dynamickou a fungující procesní organizaci. Jedním z postupů, který tento cíl splní, je implementace procesní organizace na základě modelování a optimalizace podnikových procesů.
Společnost Institut průmyslového managementu spol. s r.o. realizovala celou řadu projektů jejichž cílem byla implementace procesní organizace a na základě výsledků těchto projektu byla sestavena metodika implementace procesní organizace s využitím Modelování a optimalizace podnikových procesů (MOPP).
Pro implementaci procesní organizace - jak naznačuje zkušenost - se s výhodou využívá tzv. Komplexní procesní model (KPM), který se vytvoří s využitím metody MOPP na jehož základě je možné popsat současný stav organizace podniku a dále navrhnou, simulativně otestovat a vybrat vhodnou podobu budoucí procesní organizace podniku. Strukturu KPM ukazuje následující obrázek, tzv. procesní kříž.

Postup tvorby procesní organizace na základě MOPP s využitím KPM se skládá s následujících pěti etap:
ETAPA 1: Vytvoření týmu procesní organizace a sestavení harmonogramu projektu.
ETAPA 2: Analýza stávajícího stavu organizace.
ETAPA 3: Optimalizace procesů podle definované kriteriální funkce.
ETAPA 4: Definice a implementace nové procesní organizace.
ETAPA 5: Pravidelná verifikace implementované procesní organizace.

ETAPA 1: Vytvoření týmu procesní organizace a harmonogramu projektu
Vytvoření toho týmu probíhá ve dvou krocích:

Výběr vhodných pracovníků pro obsazení klíčových funkcí v projekčním týmu. Je třeba nezapomínat, že členy týmu jsou prakticky všichni řídící pracovníci podniku.
Jmenování příslušných pracovníků do projekčního týmu.

Projekční tým má následující strukturu:

Úzký projekční tým
- sponzor projektu,
- project manager,
- majitelé procesů,
- správci procesů,
- analytici procesů.
Rozšířený pracovní tým

ETAPA 2: Analýza stávajícího stavu organizace
Analýza současného stavu organizace podniku je z celého procesu zavádění procesní organizace nejnáročnější etapou. Tato náročnost tkví v tom, že se celá organizace podniku musí zmapovat, popsat a namodelovat, tzn. musí se provést popis a namodelování:

Celé útvarové organizace a to až do úrovně jednotlivých dílčích pracovníků,
Veškeré datové a dokumentační základny podniku včetně vytvoření datového modelu podniku do příslušné podrobnosti.
Cílů, jejich kritický faktorů plnění a vazeb cílů na příslušné procesy.
Vytvoření základních funkčních stromů příslušných procesů a jejich popis na úroveň nutných atributů.
Vytvoření modelů procesů do příslušné úrovně (hloubka úrovně se rozlišuje podle potřeb konkrétního procesu a podle specifik příslušného podniku). Provázání jednotlivých procesů s organizačními jednotkami (funkčními místy) a s příslušnými daty (cluster, entita, apod.) a dokumenty.

Etapa analýza stávajícího stavu organizace se skládat z těchto nezbytných kroků:

Rekapitulace strategie.
Tvorba konvencí modelování.
Definice procesního stromu.
Definice a vymezení vazeb a interface mezi jednotlivými procesy.
Vzájemná konsolidace cílů a procesů .
Popis a namodelování procesů včetně jejich atributů, tj. vytvoření komplexního modelu.
Analýza komplexní modelu na základě aplikace metod jako, např. Business Proces Reengineering (BPR), Balance Scorecard (BCS), simulace, Theory of Constraints - teorie omezení (TOC), Benchmarking, a další..
Formulace kritických (slabých) míst v procesech, případně kritických procesů.

ETAPA 3: Optimalizace procesů SBU podle kriteriální funkce
Základní optimalizace procesů tzv. průběhová optimalizace se provádí v rámci analýzy a popisu stávajícího stavu organizace podniku.
V rámci optimalizace procesů podniku se definují varianty cílových procesů. Výchozí bázi definování variant cílových procesů tvoří SWOT analýza a v rámci této analýzy stanovená kritéria pro hodnocení výkonnosti a efektivity dosavadních procesů podniku. Na základě váhového porovnání hodnot kritérií, které přinášejí jednotlivé navržené varianty nových procesů, se provádí výběr nejvhodnější varianty.
Z navržených cílových procesů je poté vypracována odsouhlasená struktura organizace, která se dokumentuje formou organigramu. Rovněž jsou stanovena organizační opatření k zajištění nových cílových procesů.

ETAPA 4: Definice a implementace nové procesní organizace
Jsou-li vytvořeny a definovány cílové procesy a cílová organizační struktura (útvarová) podniku dojde k definování celé procesní organizace v rámci podniku. Tato fáze probíhá tak, že se s novou procesní organizací a s důsledky, které z ní vyplývají, seznámí všichni zaměstnanci. Následně se začnou jednotlivé změny implementovat do života podniku. Implementace procesní organizace většinou probíhá v zavádění přijatého a schváleného řešení pro jednotlivé oblasti procesů.

ETAPA 5: Pravidelná verifikace implementované procesní organizace
Na etapu definice a implementace procesní struktury bezprostředně navazuje etapa kontroly a verifikace procesní organizace, ve které jsou cílové procesy zkoumány se zřetelem na přijaté a předpokládané cíle podniku. Podstatné údaje pro vyhodnocení procesní organizace, její plnění a dosažení přijatých cílů podniku lze získat přímo ze IS. Například systémy workflow poskytují vyhodnocení průběžných dob, vytížení kapacit a nákladů na podporované procesy.
Z pravidelné kontroly úspěšnosti se iniciují opět opatření k úpravě procesů podniku a příslušných řešení IS. Cílem je kontinuální zlepšování procesů (Continous Process Improvement).

Procesní management a implementace procesní organizace, její zavádění v podnicích a zákaznická orientace procesů je, jak se ukazuje v podnikatelské praxi, jedním ze základních předpokladů zajištění konkurenceschopnosti, dlouhodobé efektivity, produktivity a dosažení budoucí životaschopnosti podniků v dnešním turbulentním hospodářském a ekonomickém prostředí. Je nutné si však uvědomit, že přínosy procesního managementu je možno dosáhnou ne pouhým zavedením procesního managementu v podniku, ale jednoznačným zavedením, prosazováním a dodržováním jeho zásad a neustálým vyhodnocováním a zlepšováním implementované procesní organizace a procesního řízení. Jestliže proces tvorby a implementace procesní struktury podniku bude neúspěšný, hrozí vznik zatvrzelosti zaměstnanců proti jakýmkoliv dalším snahám o změnu organizace znemožňující nebo aspoň velmi znesnadňující další pokusy o vytvoření procesní organizace nebo provedení jakýchkoliv opatření směřujících k zefektivnění podniku a zvýšení jeho produktivity. Z těchto důvodů je nutné, aby proces tvorby a implementace procesní organizace byl prováděn profesionálně a na vysoké úrovni.

Implementace procesní organizace na základě MOPP je určena pro jakékoli (malé, střední, velké) firmy všech odvětví, které si uvědomují, že se stává jedinou jistotou úspěšných a prosperujících firem fakt, že se musí neustále vyvíjet a velmi pružně reagovat na vnější, ale i vnitřní vlivy a impulsy, které na firmu působí, čili to, že se musí neustále měnit a přizpůsobovat a tuto schopnost poskytne firmě právě procesní organizace.

Navazující produkty

Optimalizace podnikových procesů

Bližší informace o problematice Zavedení procesní organizace Vám velice rádi poskytneme na adrese mopp@ipm-plzen.cz.

Musí Vás SMJ stát tolik ?

Již 17 let jsme tu pro Vás ...