I P M [Institut Průmyslového Managementu spol, s.r.o.]

"Člověk se sám před sebou neschová"

Implementace systému EISOD

Modul Správa dokumentace SMJ
Modul je určen pro komplexní správu a management dokumentace systému managementu jakosti, zajišťuje řízený oběh dokumentů mezi jednotlivými uživateli dle definovaného workflow, bez ohledu na to ve které aplikaci vznikly nebo k jaké aplikaci patří. Pomocí parametrizace systému lze aplikovat na jednotlivé dokumenty:

Jednoduché schvalování,
Dvojité schvalování,
Vyžádané připomínkové řízení,
Aktualizace záznamů bez nutnosti schválení,
Aktualizace záznamů s vyžádaným schválením,
…

Okno managementu dokumentace

Dokumenty procházejí jednotlivými fázemi vývoje, zpracování, ověření, schvalování a konečné aktualizace a archivace předchozí revize dokumentů. Při každé změně obsahu dokumentu se uplatňuje sledování změn, jež aktuální uživatel (autor, ověřovatel, ověřovatel II) provádí.

Připomínkové řízení

V tomto modulu lze spravovat veškerou dokumentaci, která podléhá procesu změnového řízení, tzn. nejen dokumentaci SMJ.

Hlavní funkcionalita:

Podpora systému managementu jakosti.
Podpora systému dokumentace firmy (normy, směrnice, pracovní postupy, záznamy,…)
Automatizace životního cyklu veškerých dokumentů,
Verzování, automatická archivace předchozích verzí,
Úspora času a nákladů,
Hlídání termínů,
Automatické upozorňování formou emailů,
Databázové bezlicenční řešení,
…

Přidělování práv uživateli ke složce, dokumentu

Report přidělených dokumentů vybraného uživatele spolu s tabulkou práv

Přehled práv ke složce, dokumentu

Modul je určen pro komplexní správu a management dokumentace systému managementu jakosti, zajišťuje řízený oběh dokumentů mezi jednotlivými uživateli dle definovaného workflow dokumentace. Dokumenty procházejí jednotlivými fázemi vývoje, zpracování, ověření, schvalování a konečné aktualizace a archivace předchozí revize dokumentů. Při každé změně obsahu dokumentu se uplatňuje sledování změn, jež aktuální uživatel (autor, ověřovatel, ověřovatel II) provádí.
V tomto modulu lze spravovat veškerou dokumentaci, která podléhá procesu změnového řízení, tzn. nejen dokumentaci SMJ.
Základní fáze vývoje dokumentu:

Administrátor dokumentace vytváří a definuje strukturu elektronické dokumentace systému managementu jakosti pomocí adresářové struktury.
Administrátor systému přiřazuje odpovídající přístupová práva k jednotlivým adresářům dokumentace SMJ příslušným typům uživatelů, tj. uživatel, autor, ověřovatel, ověřovatel II, administrátor dokumentace.
Autor edituje dokument a zapracovává do něj příslušné změny SMJ a připomínky od prohlížečů, které mohou mít vyžádaný nebo nevyžádaný charakter. Poté dokument předává ke schválení ověřovateli, popř. ověřovateli II. Zpracovatel musí popsat do informačního pole změny v dokumentu, které byly provedeny. Současně s předaným dokumentem je zaslán schvalovateli automaticky e-mail informující o předaném dokumentu ke schválení.
Ověřovatel (ověřovatel II) provádí schválení příslušného dokumentu s možností editace. Ověřovatel (ověřovatel II) má možnost dokument schválit v případě, že provedené změny v dokumentu odpovídají všem požadavkům příslušné firmy a jejího SMJ. Ověřovatel (ověřovatel II) musí popsat do "oficiálního" informačního pole změny ve schváleném dokumentu, neboť tento text bude po aktualizaci dokumentu automaticky rozeslán e-mailem všem jeho uživatelům. Tak dojde k předání dokumentu administrátor dokumentace a provedení aktualizace. Současně s předaným dokumentem je zaslán, administrátoru dokumentace automaticky e-mail informující o předaném dokumentu.
Nejsou-li tyto požadavky splněny, předá se tento dokument zpět autorovi jako neschválený. Ověřovatel (ověřovatel II) musí popsat do informačního pole důvod neschválení a změny v dokumentu, které byly provedeny. Autor automaticky obdrží e-mail, informující o neschváleném dokumentu ověřovatelem (ověřovatelem II).

Poznámka: Ověřovatel II má stejnou funkci jako ověřovatel. Jedná se o alternativní roli, která se využívá v případě požadavku na dvoustupňové schvalování. Je-li tato role aktivovaná, předává ověřovatel schválený dokument ověřovateli II, ten jej pak předává administrátotu dokumentace k aktualizaci.
Po schválení dokumentu má autor k dispozici pro další zapracování změn SMJ právě tento dokument, a to ihned po jeho schválení, přestože není dosud aktuální.

Po schválení dokumentu provede administrátor dokumentace jeho aktualizaci, a to v termínu, od něhož platí účinnost změn, které popisuje a zahrnuje příslušný schválený dokument. Po aktualizaci je dokument opět zpřístupněn jako aktuální odpovídajícím uživatelům. Informace o aktualizaci dokumentu(ů), tj. popis provedených změn (které vytvořil ověřovatel (ověřovatel II)), je automaticky rozeslána e-mailem odpovídajícím uživatelům systému EISOD.
Nezávisle na workflow dokumentu má uživatel právo náhledu (zakázána editace) do odpovídajících dokumentů SMJ, které jsou umístěny v adresářové struktuře SMJ. Také může k dokumentům zadávat vyžádané nebo nevyžádané připomínky.

Všichni uživatelé (v jednotlivých rolích pro modul dokumentace) mají možnost prohlížet (bez možnosti editace) předchozí revize dokumentu s informací o době jejich platnosti, změnovým protokolem a seznamem připomínek k příslušné revizi.

Bližší informace o problematice Implementace systému EISOD Vám velice rádi poskytneme na adrese mopp@ipm-plzen.cz.

Musí Vás SMJ stát tolik ?

Již 17 let jsme tu pro Vás ...